Kwaliteitszorg verbeteren en borgen op school of bestuur

Bianca Meijer

11 Oktober 2019

Klus of opdracht


Regelmatig word ik gevraagd door besturen, scholen en interimbureaus of ik nog plek heb dit schooljaar om een klus te doen.


Laat ik voorop zeggen dat het meestal geen klus is, maar heel veel werk. Bij een klus denk ik aan de afwas doen of een lampje ophangen. Het eerste is niet mijn ding en daarvoor heb ik gelukkig een apparaat waar ik nog steeds de klus heb om het in- en uit te ruimen. Het tweede is totaal niet aan mij besteed, ik heb twee linkerhanden en ben als de dood voor elektriciteit en wat het met je kan doen tijdens zo'n klus. Dus dat besteed ik liever uit.


Maar een opdracht uitvoeren om de kwaliteitszorg voor een school of bestuur op orde te brengen, daar ligt mijn kracht. Daarom begrijp ik ook best dat sommige scholen of besturen deze opdracht uit besteden. Het is altijd goed om iemand met een andere bril de organisatie onder de loep te nemen. Laat ik je critical friend zijn, degene die af en toe de vinger op de zere plek leg, maar ook een pleister op de wonde heb.

Stroomlijnen kwaliteit

Op dit moment werk ik voor een middelgroot bestuur met verschillende opdrachten. Om alles te stroomlijnen werken inmiddels een derde van deze scholen met mijn kwaliteitsinstrument de D@ta-coach om de kwaliteitszorg ook daadwerkelijk te borgen. Het bestuur heeft zelf een bovenschoolse module, waar zij de scholen up-to-date kunnen meenemen in de verbeterprocessen. De scholen halen uit deze bovenschoolse module de belangrijke procedures, protocollen en informatie die zij gebruiken of weer op maat kunnen maken door middel van eigen huisstijl op de eigen D@ta-coach.

Vaak wordt er gevraagd wat het toevoegt ten opzicht van Googledocs of Office365. Beide zijn cloud voorzieningen en verschillen eigenlijk weinig met de server van vroeger.


Het eerste wat mij opvalt op scholen is dat servers, maar ook clouds bomvol staan en niet georganiseerd zijn. Het gevolg is dat niemand meer iets kan vinden of lang moet zoeken. Een extra nadeel is, wat eigenlijk een voordeel moet zijn, dat je meteen kan bewerken als een format gedeeld is met je.

Onlangs was dit dus het gevolg dat iemand in Sharepoint een document niet eerst gedownload had om dan persoonlijk te bewerken, maar rechtstreeks in het document. Het gevolg was dat alle andere scholen die het document ook voor de nodig hadden een ingevuld exemplaar eerst leeg moest maken om te kunnen gebruiken.

Kwaliteit waarborgen

Dat probleem voorkom je dus met de D@ta-coach een inrichtingssysteem om je kwaliteitszorg te borgen, maar ook gebruikt kan worden om te delen, zonder dat men gedeeld kan bewerken. Dat kun je dan wel weer tijdelijk doen in Googledocs of via SharePoint.


Ander voordeel is, dat het niet alleen toegang geeft tot managers of directie, maar het hele team. Kwaliteitszorg is namelijk niet alleen van bepaalde personen, het hele team moet dit uitdragen.


D@ta-coach is een uniek LEAN Softwaresysteem webbased dus altijd toegankelijk om kwaliteit te bevorderen en waarborgen binnen scholen en besturen. Het voorkomt de 8 verspillingen van:

- transport, bijvoorbeeld via email


- voorraad; van formulieren of informatie die niet gebruikt worden


- zoeken; in de wirwar van mapjes op cloud of server


- wachten, omdat iemand geen tijd heeft om je vraag te beantwoorden


- overproductie; alles willen bewaren want je weet maar nooit..


- overprocessing; alles bewaren in diverse mapjes op diverse systemen


- fouten; het verkeerde formulier of informatie gebruiken omdat je niet       weet welke de juiste is

- talenten; geen goed zicht hebben welke capaciteiten je in huis hebt


Omdat veel scholen en besturen graag een snelle maar vooral goede oplossing willen voor nu maar ook op langere termijn, word ik dus veel gevraagd om de kwaliteitszorg te borgen en het team daarin te begeleiden. Met mijn manier van werken en mijn kwaliteitsinstrument de D@ta-coach kun je continu verbeteren. Inmiddels zijn er meerdere (interim) intern begeleiders die hier bij kunnen helpen.